Kotitoimistossa tehdään monenlaista: etätöitä toisen palveluksessa tai oman yrityksen nimiin, luodaan passiivista sivutuloa tai tehdään freelancerin hommia, opiskellaan, kehitetään itseään muutoin ja hoidetaan päivittäisiä velvollisuuksia kuten laskuja ja pidetään yhteyttä ihmisiin.
Sovelluksia voi käyttää laajasti apuna koko elämän kirjossa. Rajanveto työ-ja yksityiselämän välille on etätyön aikana tullut entistä vaikeammaksi. Sama sovellus voikin olla käytössä molemmissa.Tämä kuvaa muutenkin hyvin digitaalisuuteen perustuvaa aikaamme, jossa voimme olla yhteyksissä kaikkien kanssa yhtä aikaa paikasta ja ajasta riippumatta.
Sopivista sovelluksista on suuri apu kotitoimistossa. Teit töitä tietokoneella tai mobiililaitteella kuten tabletilla ja älypuhelimella.
Tehtävät ja hoidettavat asiat voi toki tehdä perinteisemminkin. On kuitenkin sanottava, että hyvä ja helppokäyttöinen sovellus voi helpottaa arkeasi huomattavasti. Aina ei myöskään ole meistä kiinni, haluammeko pysyä mukana kehityksessä vai emme. Asiat muuttuvat jatkuvasti ja digitalisaatio ja erilaiset alustat sekä etätyö ovat tulleet jäädäkseen. Siksi onkin parempi opetella käyttämään erilaisia työkaluja mieluummin ennemmin kuin liian myöhään.
Parhaat sovellukset kotitoimistoosi
Tässä artikkelissa haluan auttaa sinua löytämään parhaat sovellukset kotitoimistoosi. Koska tarjonta on suurta ja vaihtelevaa, hyödyllisimpien ja helppokäyttöisimpien sovellusten löytäminen ei aina ole helppoa ja se vaatii aikaa ja vaivaa. Pyrin auttamaan sinua esittelemällä sinulle 7 yleistä ja käyttäjien toimesta hyväksi todettua sovellusta. Jaan sovellukset eri teemojen alle, joita ovat:
- Paras ajanhallintasovellus
- Paras sovellus tehtävänseurantaan
- Paras sovellus yhteydenpitoon ja palavereihin
- Paras (ilmainen) sovellus videonkäsittelyyn
- Paras sovellus digitaalisen tuotteen myymiseen
- Paras sovellus keskittymiseen sekä
- Paras kotitreenisovellus
Käydään aivan aluksi läpi, mitä asioita sovelluksia valitessa tulee ottaa huomioon.
Sen jälkeen esittelen 7 hyväksi havaittua ja hyödyllistä sovellusta. Koska juuri sinulle sopivan sovelluksen löytämisessä tulee ottaa huomioon useita eri asioita, on selvää, että ihan kaikki suositukseni eivät välttämättä ole sinulle mielekkäitä. Toivon kuitenkin, että opit jotakin uutta tai löydät edes yhden mielenkiintoisen sovelluksen artikkelistani.
Asioita, joita tulee ottaa huomioon sovellusta valittaessa
Mihin tarkoitukseen tarvitset sovellusta? Palaverit työtovereiden kanssa, verkkokurssin luominen, kuvien käsittely tai vaikkapa ajanhallinta. Käytätkö sovellusta ainoastaan työaikana vai vuorokauden ympäri. Kartoita tarpeesi.
Mitä laitetta/laitteita käytät työskentelyssä? Eli onko sinulla käytössäsi tietokone vai mobiililaite (tabletti, älypuhelin). Tietokoneisiin (PC, kannettava) on yleensä tarjolla oma työpöytäversio. Osaa voi käyttää suoraan selaimessa lataamatta mitään. Mobiililaitteissa sovellukset ladataan oman laitteen sovelluskaupasta. On tärkeää, että valitsemasi sovellus tukee mahdollisimman montaa eri alustaa eli eri laitteitasi.
Onko sovellus ladattavissa juuri sinun laitteesi käyttöjärjestelmään (Windows, Linux, MacOS, Android, iOS). Lisätietoa käyttöjärjestelmästä: https://blogs.helsinki.fi/opiskelijan-digitaidot/1-tietokoneen-kayton-perusteet/1-1-tietokoneen-toimintaperiaate/kayttojarjestelma-ja-kayttoliittyma/
Mikä käyttöjärjestelmän versio sovelluksen toimivuuteen vaaditaan? (esim. Android 9.0 tai Windows 10). Ohjeen Android-versiosi tarkastamiseen löydät täältä: https://support.google.com/android/answer/7680439?hl=fi
Mitä lisävälineitä tarvitset sovelluksen käytössä? Esimerkiksi videopalaveria varten tarvitset tietokoneen tai puhelimen, jossa on kamera ja mikrofoni. Pöytäkoneeseen nämä saattaa joutua hankkimaan erikseen, mobiililaitteissa ne ovat yleensä sisäänrakennettuna.
Sovelluksen tulee olla mahdollisimman helppokäyttöinen ja selkeä kaikille sitä käyttäville.
Onko sovellus maksullinen vai ilmainen? Jos maksuissa on eri tasoja, kannattaa perehtyä niiden eri ominaisuuksiin, jottei joko maksa turhasta tai jää paitsi oleellisimmista.
Ennen sovelluksen lataamista kannattaa ehdottomasti tarkistaa sovelluksen kehittäjä, latausten määrä, sovelluksen saamat arvostelut ja sovelluksen viimeisin päivitys. Jos kehittäjä on epämääräinen, latauksia vähän ja palaute pääasiassa negatiivista sekä päivitys vuodelta mummo ja miekka, jätä sovellus lataamatta! Muista myös aina ladata sovellus virallisen sovelluskaupan kautta, ei epämääräisiltä nettisivuilta. Lisätietoa löydät esimerkiksi täältä: https://yle.fi/aihe/artikkeli/2017/11/15/digitreenit-tarkista-nama-ennen-kuin-lataat-sovelluksia-android-laitteeseen
Parhaat sovellukset kotitoimistoon – Top 7
- Paras ajanhallintasovellus Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List on ajanhallintasovellus, joka perustuu Pomodoro-ajanhallintatekniikkaan. Käytännössä se siis kannustaa sinua keskittymään yhteen velvollisuuteen 25 minuuttia kerrallaan, jonka jälkeen pidät viiden minuutin tauon. Sen jälkeen 25 minuutin työjakso alkaa uudestaan ja sitä seuraa toinen 5 minuutin tauko eli 30 minuuttia=1 Pomodoro lohko. Yleensä ottaen Pomodoro-tekniikassa näitä lohkoja kerätään neljä kappaletta eli kaksi tuntia, jonka jälkeen voit vaihtaa uuteen projektiin tai jatkaa saman parissa. Sovelluksessa voit kuitenkin itse päättää työjakson ja taukojakson pituuden eli 25minuuttia ei ole välttämättömyys. Pomodoro-sovellukseen voit lisätä erilaisia projekteja ja tehtäviä joko kuluvalle päivälle tai tuleville päiville ja asettaa niille vaadittavan ajan. Voit myös määrittää tehtävän prioriteetin ja mahdollisen tagin tehtävälle. Kalenteriin voit lisätä tapahtumia ja niille tarvittavan lohkojen määrän eli ajan. Voit tutkailla päivittäisiä aikaansaamisiasi eli suoritettuja pomodoro-lohkoja. Tehtävät voi suodattaa päivämäärän tai prioriteetin mukaan. Pomodorossa on selkeä olemus ja se on helppokäyttöinen jo alusta alkaen. Puhelimen näytöllä juokseva ajastin motivoi kummasti tehokkaaseen ajankäyttöön. Ja kun tietää, että työjakso on ”vain” 25 minuuttia kerrallaan, työtaakka ei tunnu liian kuormittavalta. Erityisen tyydyttävältä tuntuu näppäillä tehtäviä suoritetuiksi ja nähdä ne yliviivattuina. Myönnettäköön, että saman voisi tehdä vaikkapa paperin ja kynän avulla kelloa silmäillen. Meille sovellusaikakauden ihmisille Pomodoro kuitenkin tarjoaa yhden hauskan tavan tuoda lisää tehoja kotitoimistoon. https://www.youtube.com/watch?v=LA6HeYl-v4U
- Paras sovellus tehtävänseurantaan Todoist on helppokäyttöinen ja yksinkertainen tehtävälista-sovellus. Se auttaa sinua kirjaamaan ja järjestämään päässäsi pyörivät tehtävät ja velvollisuudet, jotta sinun ei tarvitse muistaa kaikkea itse. Todoistiin voit kirjoittaa vapaamuotoisesti kaiken muistettavan, esimerkiksi laskun maksamisen tai vaikkapa kesärenkaiden vaihdon. Voit kirjoittaa ylös niin vapaa-aikaan kuin työhönkin liittyvät asiat. Todoist auttaa sinua olemaan levollisempi, järjestäytyneempi ja tuottavampi arjen velvollisuuksien hoitamisessa. Aloita kirjautumalla sovellukseen. Luo sitten tehtäviä kaikista muistamista vaativista asioista, olivat ne sitten pieniä tai suuria, kiireellisiä tai vähäpätöisiä. Tehtäville voit asettaa eräpäivän, joko toistuvaksi esim. joka torstai tai kertaluontoisesti. Seuraavaksi järjestät tehtävät erillisiksi projekteiksi ja lisäät niille tärkeysjärjestyksen, halutessasi asetat muistutuksia. Tehtäviä voi myös jakaa ja delegoida muille, esimerkiksi perheenjäsenille. Sokerina pohjalla voit asettaa henkilökohtaisen tavoitteen tuottavuudelle. Sovellus luo tavoitteen toteutumisesta kauniita graafeja. Kun synkronoit sovelluksen kaikkien laitteidesi kesken, muistilista on aina mukanasi, vaikkapa älykellossa. Sovellukseen voi integroida esimerkiksi Gmailin. Todoist on saanut runsaasti positiivisia arvioita ja monen mielestä se on paras sovellus tehtävänseurantaan eli muistilistaksi niin työ-kuin vapaa-ajallekin. Mikä on Todoist? https://www.youtube.com/watch?v=8ZKq0r-g87M
- Paras sovellus yhteydenpitoon ja palavereihin Tämä tuskin tulee yllätyksenä kenellekään, mutta Zoom on tällä hetkellä yksi käytetyimmistä sovelluksista etäpalavereissa ja -tapaamisissa. Toinen välittömästi mieleen tuleva on Microsoft Teams. Tässä yhteydessä otan kuitenkin esille GoToMeeting-sovelluksen.Vaikkakaan ei yhtä yleisesti käytetty kuin Zoom tai Teams, GoToMeeting tarjoaa GlobalTechradarin mukaan yhden merkittävän lisäedun niihin verrattuna: se nimittäin tarjoaa oikeasti toimivan tuen myös mobiililaitteille. Näin ollen voit osallistua etäpalaveriin esimerkiksi älypuhelimeltasi joko ääni-tai videomuodossa. Myös ruudun jakaminen onnistuu. Yhdellä klikkauksella saat kutsuttua osallistujia chattiin tai puheluun. Voit myös säätää äänen-ja kuvanlaatua. Androidille ja iOSille on omat versionsa. Sovellus on maksullinen, mutta usein laadusta kannataakin maksaa. Käytettävyys ja laatu on käyttäjien mukaan erinomainen. Tarjolla on myös yrityspaketti. Lähde:https://global.techradar.com/fi-fi/best/paras-ohjelma-videopuheluihin Ennen sovelluksen valintaa kannattaa aina miettiä, mihin tarpeeseen sovellus tulee, eli: Mikä on palaverin tavoite? Onko tarkoitus vain saada yhteys kaikkiin vai tuleeko palaverin aikana tehdä töitä yhdessä? Kuinka paljon osallistujia on? Jos kuva ei ole välttämätön, osallistua voi myös vain tekstimuodossa tai äänen avulla. Pikaviestisovelluksiksi kutsutuissa Whatsappissa ja Messengerissä voi soittaa ilmaisia ryhmäpuheluja. Toki kaikilla osallistujilla täytyy tuolloin olla kyseinen sovellus käytössä omassa laitteessaan. Tekstimuodossa osallistuttaviin palavereihin taas voi käyttää Whatsappia tai vaikka Facebookin Messengeriä. Jos ja kun käytät videosovellusta kuten Zoomia ryhmän vetäjän muodossa, kartoita ennen käyttöä, mikä sovellus eri osallistujille sopii parhaiten. Ole myös tarkkana osallistujien tietoturvan kanssa, mikäli kyseessä on vähän toisilleen vieraampi kokoonpano. Silloin kaikki eivät välttämättä halua, että esimerkiksi puhelinnumero näkyy kaikille osallistujille. Tällöin esimerkiksi Whatsapp ei ole kätevin väline videopalaveriin.
- Paras (ilmainen) sovellus videonkäsittelyyn Kinemaster on ilmainen ja helppokäyttöinen videonmuokkaussovellus älypuhelimelle ja tabletille.Videoiden editointi Kinemasterilla on myös hauskaa. Sovellus sisältää runsaasti erilaisia ladattavia materiaaleja. Voit leikata, rajata ja kääntää videoitasi sekä lisätä niihin tarroja, tekstiä ja animaatioita. Lisää musiikkia tai äänitehosteita ja kuvia videoosi. Voit käyttää värifilttereitä tai korostaa tiettyjä osia. Kinemasterin avulla on helppo jakaa videoita niin Youtubeen, TikTokiin kuin Instagramiinkin. Jos Kinemaster-vesileima häiritsee sinua, voit päivitää maksulliseen Kinemaster Premium-versioon.Käyttäjät ovat pääsääntöisesti tyytyväisiä tähän ilmaiseen ja helppokäyttöiseen videonkäsittelyohjelmaan, joka toimii loistavasti älypuhelimessa. Huomioitavaa on, että videonkäsittelyyn tarkoitetuissa sovelluksissa maksullinen on usein parempi. Kinemaster tarjoaa kuitenkin hyvän alun kuvankäsittelyn parissa. Mikäli haluat editoida videoitasi ilmaiseksi tietokoneella, suosittelen tutustumaan esimerkiksi seuraaviin: Videoeditori Movavi Clips, Hitfilm Express, Lightworks, Shortcut tai MovieMaker Online. Maksullisista sovelluksista kannattaa katsoa ainakin Adobe Premiere Pro.
- Paras sovellus digitaalisen tuotteen myymiseen Oletko kiinnostunut luomaan, markkinoimaan ja myymään digitaalisen tuotteen, kuten e-kirjan? Siinä tapauksessa suosittelen sinulle alustaa nimeltä Campwire. Campwire on tyylikäs ja helppokäyttöinen paikka myydä kirjaasi tai kurssiasi. Kirjoita e-kirja. Lataa e-kirja pdf-muodossa palveluun, saat maksujärjestelmän käyttöösi ja myyntisivullesi osta-napin. Kun asiakas ostaa kirjasi nappia klikkaamalla, se toimitetaan hänelle ilman, että sinun täytyy vaivautua tekemään yhtään mitään. Kirjan rinnalle voit ladata videoita, äänitiedostoja ja muuta tarvittavaa tukimateriaalia.Campwire toimii sekä mobiililaitteilla että tietokoneella. Kirjasi ostaja ei tarvitse teknistä osaamista ostamiseen. Kirjasi ja muu myytävä materiaalisi on turvassa pilvipalvelussa ja Campwire käyttää salattua yhteyttä. Maksutapoja asiakkaallesi ovat kotimaiset verkkopankit ja korttimaksu. Palvelusta saat myös myyntiraportit ostotapahtumista. Campwire on tunnettu myös kiitellystä asiakaspalvelustaan. Myös verkkokurssin myyminen onnistuu helposti Campwiressä. Palvelun hinnoittelu on edullinen ja mikä parasta, Campwire on kotimainen yritys! Nyt tehtäväksesi jää vain kirjoittaa ja markkinoida loistava e-kirja, sillä myynti ei ainakaan voisi olla helpompaa. https://www.campwire.com/fi
- Paras sovellus keskittymiseen MyNoise on sovellus, jonka avulla taltutat häiritsevät äänet ympäristöstäsi töitä tehdessäsi tai keskittymistä tarvitessasi. Olet rennompi ja tuotteliaampi kun häiritsevät äänet eivät tavoita sinua. MyNoise perustuu laajaan valikoimaan erilaisia miellyttäviä ja rauhoittavia ääniä, jotka blokkaavat tehokkaasti erilaisia ei-haluttuja ääniä. Lisäksi siinä käytetään hyväksi valkoista kohinaa (white noise), jota yleisesti hyödynnetään myös uniongelmissa ja vauvojen rauhoittelussa. Erilaisia taustaääniä käytetään yleisesti myös tinnituksen ja ahdistuksen hoidossa. Voit valita esimerkiksi sateenropinan peittämään lasten metelöinnin. Kuten meditaatiossa hengittämiseen keskittyminen saa sinut tiettyyn levolliseen olotilaan, MyNoisessa rauhoittavan ja miellyttävän äänen kuuntelu harhauttaa sinut ympäristösi ääniltä ja auttaa sinua keskittymään. Voit valita itse niin haluamasi äänet kuin niiden keskinäisen voimakkuuden ja frekvenssin. Voit nimetä suosikkeja ja tallentaa niitä. Sovellus on tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön. Käyttäjät kiittelevät laajaa ja laadukasta äänivalikoimaa. Paras tapa tietää, toimiiko sovellus sinulla, on kokeilla! https://www.youtube.com/watch?v=TPBuyT_Cci4
- Paras kotitreenisovellus Seven – 7 minute workout on sovellus 7 minuutin päivittäiselle kotitreenille. Sen avulla voit treenata missä ja milloin vain tehokkaasti ja ohjatusti. Juuri tästä syystä lisäsin sovelluksen kotitoimiston tärkeimpiin sovelluksiin. Tiedämmehän kaikki, kuinka tärkeää on nousta välillä ylös työtuolista ja liikuttaa kehoa. Enää et voi sanoa, että sinulla ei ole aikaa treenaamiseen, sillä 7 minuuttia treeniin löytyy jokaiselta! Sovelluksesta (maksullinen versio) löytyy yli 200 erilaista treeniä ja voit asettaa siihen oman tavoitteesi. Sovelluksesta löytyy erilaisia räätälöityjä kunto-ohjelmia esimerkiksi rasvanpoltoon tai vatsalihasten kehittämiseen. Motivaatiota päivittäiseen pikatreeniin kasvattaa hauska seuranta jossa esimerkiksi ansaitset tai menetät sydämiä ahkeruutesi mukaan. Kehitystä seurataan myös prosentuaalisesti ja lisäksi voit ansaita erilaisia tunnustuksia tehokkuutesi mukaan. Voit valita itsellesi sopivan ohjaajan, esimerkiksi Kung-Fu mestarin tai Cheerleaderin. Motivaatiota lisää myös mahdollisuus vertaistukeen sovelluksen yhteisössä. Treeneihin ei vaadita välineitä, vaan ne tehdään oman kehon painolla. Kaikenkaikkiaan Seven on hauska ja tehokas äppi, jonka avulla voit oikeasti kohottaa kuntoasi ja saavuttaa tuloksia! https://seven.app/
Loppuyhteenveto
Sovelluksia valittaessa ongelma on yleensä runsaudenpula. Joukossa on valitettavasti myös epämääräisiä ja jopa haitallisia sovelluksia. Siksi kannattaakin yleensä ottaen pitäytyä tunnetuissa ja pidetyissä sovelluksissa. Joskus kuitenkin vähemmän ladattujen joukosta löytää myös helmiä, jotka oikeasti parantavat elämänlaatua. Kotitoimistoon kannattaa näinä vaikeina aikoina ottaa käyttöön kaikki konstit, jotka helpottavat arkeasi.
Toivon vilpittömästi, että artikkelini tarjosi sinulle uusia ja hyödyllisiä vinkkejä kotitoimiston sovellusten valintaan.
Katso tästä artikkelini Kotitoimiston tärkeimmät tarvikkeet – Top 10
Lisätietoa:
Tietoturvasta ja etätyöpisteen rakentamisesta Taitonetin blogissa:
https://taitonetti.fi/index.php?route=blog/article&path=2&article_id=42
https://taitonetti.fi/index.php?route=blog/article&path=2&article_id=69
Lisää etätyön sovelluksista: