Oman perheeni ajanhallinta
Olen kahden pienen ja eloisan lapsen kotivanhempi. Puoliso tekee pitkää päivää töissä. Ei taida olla mikään uutinen, että arkemme on hektistä ja kuluttavaa. Epäonnekseni satun olemaan myös kontrollifriikki ja vaadin itseltäni paljon. Olen myös perustunnollinen suorittaja.
Mitä tulee vuorokauden rakenteeseen taloudessamme, lasten hyvinvointi ja tarpeet tulevat ykkösenä. Sitten tulee se seikka, että perheellä tulee olla ruokaa pöydässä. Jossain siinä välissä tulevat muut velvollisuudet kuten laskujen maksaminen. Viimeiseksi jäävät väistämättä kotivanhemman omat tarpeet. Virhe 1: Asetan omat tarpeeni viimeiseksi.
Ajanhallinta hukassa
Huomaan usein, kiireettöminäkin hetkinä, juuttuvani tekemään pieniä asioita, jotka eivät edistä tärkeyslistan kärkipäässä olevia asioita tai omaa hyvinvointiani. Kun tukka on kampaamatta ja yövaatteet vielä päällä kello 11, ihmettelen, miksi ihmeessä lakaisen lattiaa jo toisen kerran vuorokauden kuluessa. Lattiahan sotkeentuu kuitenkin uudestaan.
Sitten päätän tarkistaa vielä yhden jutun ja toisenkin ja lopputuloksena säntäilen ympäriinsä pitkin ja poikin keskittymättä yhtään mihinkään. Kun olen huoneen toisessa päässä, unohdan mitä olin tekemässä ja palaan takaisin. Kun viimein saan nämä jämähommat suoritettua, naskalit ovat käyneet niin levottomiksi, että ei puhettakaan että saisin jotain aikaiseksi. Virhe 2: en osaa priorisoida.
Kun pesen pienimmän pyllyä kolmatta kertaa päivän aikana ja uuden verokortin kiireellinen tilaaminen siirtyy taas vuorokaudella, mietin että miten tässä taas näin kävi.Virhe 3: en ollut suunnitellut vuorokauden ajankäyttöäni.
Kenelle saan reklamoida?
Ketä voin syyttää? En ketään. Meillä kaikilla on käytössä sama 24 tuntia vuorokaudessa. Aikaa ei saa millään konstilla lisää. Mutta sitä voi oppia käyttämään tehokkaammin, jolloin ehtii tehdä merkityksellisiä(kin) asioita. Loppujen lopuksi kyse on pienistä ja yksinkertaisista valinnoista.
Tekemäni virheet osoittavat, että niin hyvässä kuin pahassa pienillä seikoilla on väliä. Olisin esimerkiksi voinut lattian lakaisun sijaan ottaa oman hetken ja käydä pikasuihkussa. Silloin olisin käyttänyt aikani paljon järkevämmin kuin lakaisemalla lattiaa, joka iltaan mennessä lakaistaan joka tapauksessa uudestaan.
Ajanhallinta pikkulapsiperheessä on mahdollista
Kyllä, pikkulapsiperheen arki on todella raskasta. Mutta jos suunnittelee päivän järkevästi, myös meidän kotivanhempien on mahdollista ottaa hetki omaa aikaa siellä täällä ja saada velvollisuudetkin hoidettua.
Ajanhallinta pikkulapsiperheessä
Tässä artikkelissa kirjoitan ajanhallinnasta pikkulapsiperheessä. Haluan antaa sinulle parhaat ajanhallintamenetelmät tehokkaaseen ja järkevään ajankäyttöön jotta a) jaksaisit paremmin ja vähemmällä stressaamisella, b) hoitaisit arjen velvollisuudet fiksummin ja jotta c) ehtisit saada myös omaa aikaa.
Ensin kerron sinulle, mitä ajanhallinta tai ajankäyttö on. Sitten esittelen sinulle 3 erilaista suosittua ajanhallintamenetelmää ja kerron, kuinka voit soveltaa niitä omaan arkeesi. Lopuksi annan vielä omat vinkkini lapsiperheen ajanhallintaan.
Mitä ajanhallinta tai ajankäyttö on?
Nyyti ry:n mukaan ajanhallinta on oman ajankäytön järjestämistä siten, että voi käyttää suurimman osan ajastaan asioihin jotka ovat itselle tärkeitä tai mielekkäitä. Toisin kuin helposti ajatellaan, hyvä ajanhallinta ei ole synonyymi sille, että pitäisi koko ajan saada valmiiksi enemmän ja enemmän niin tehokkaasti kuin mahdollista. Lähde: https://www.nyyti.fi/opiskelijoille/opi-elamantaitoa/ajanhallinta/
Mannerheimin lastensuojeluliiton mukaan tehoton ajan käyttö voi johtaa stressiin ja loppuun palamiseen. Se voi edesauttaa parisuhteen ongelmien syntymistä ja pahimmillaan lapset jäävät vaille tärkeää vuorovaikutusta ja huomiota. Oppiakseen hyväksi ajanhallitsijaksi, on osattava laittaa asioita tärkeysjärjestykseen, jakaa tehtäviä, luopua täydellisyyden tavoittelusta ja oppia sanomaan ei. Lisättäköön vielä, että hyvät ajanhallintataidot edellyttävät siis hyvää itsensä johtamista. Lähde: https://www.mll.fi/vanhemmille/tietoa-lapsiperheen-elamasta/vanhemman-hyvinvointi/vanhemman-hyva-ajanhallinta/
Lisävinkkinä: MLL:n nettisivuilta voit myös tulostaa ajanhallintapäiväkirjan: https://cdn.mll.fi/prod/2017/07/28144935/Paivakirjat_ajanhallinta_MLL.pdf
Ajanhallintamenetelmät ja niiden soveltaminen arkeen
Ajanhallinnan nelikenttämalli – Eisenhowerin matriisi
Entisen Yhdysvaltain presidentin Dwight D. Eisenhowerin on kerrottu sanoneen: ”Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää”
Eisenhowerin sanonnan mukaan on nimetty yksi tunnetuimmista ajanhallinnan menetelmistä eli Eisenhowerin Matriisi (Nelikenttämalli). Mallissa kirjoitat tehtävät asiat nelikenttään niiden kiireellisyys-ja tärkeysasteen mukaan. Menetelmän avulla sinun on helpompi hahmottaa , onko vaadittava asia tehtävä nyt, myöhemmin vai tulisiko se antaa muiden tehtäväksi.
Jos huomaat, että tehtävä ei sovi yhteenkään ryhmään, on parasta unohtaa koko tehtävä. Jotta nelikenttämallin nerous aukeaa, kirjoita ensin normaali to do-lista ja sen jälkeen sijoita tehtävät nelikenttään.
- Tärkeät ja kiireelliset (tee nyt)
- Tärkeät mutta ei kiireelliset (päätä milloin teet)
- Kiireelliset mutta ei tärkeät (delegoi muille)
- Ei kiireelliset eikä tärkeät (tee kun ehdit tai delegoi muille tai unohda kokonaan)
Ykkösalueen tehtävät ovat välittömästi huomiotasi vaativia asioita kuten vaikkapa kakkapyllyn pesu, veroilmoituksen kiireellinen laatiminen, lainanlyhennysvapaan hakeminen tai eräpäivänsä kohdanneen laskun maksaminen. Koska asiat ovat tärkeitä ja kiireellisiä, ne myös stressaavat helposti.
Hyödyllisintä olisi viettää suurin osa ajasta alueella 2. Siellä olevat tehtävät ovat usein suuria kokonaisuuksia, jotka liittyvät pitkän tähtäimen tavoitteisiisi. Siksi niitä ei myöskään tulisi hutiloida kiireessä. Suunnittele ja varaa niille aika kalenteristasi. Tämän alueen tehtäviä ovat esimerkiksi sijoitussalkun avaaminen, vakuutusten kilpailuttaminen tai uusien opintojen aloittaminen.
Mitäs sitten jos kakkosalueella on aivan liikaa tehtäviä? Voitko laittaa niitä alueelle 3 eli delegoida eteenpäin? Tästä esimerkkinä esimerkiksi viikkosiivous. Se on toki tärkeää, mutta ei kiireellistä. Voisitko harkita kotisiivoojan palkkaamista? Ruokaa pitää yleensä ostaa vähintään kerran viikossa. Voiko ruokaostokset tilata kotiin sen sijaan, että koitat hoitaa ne itse?
Nelosalueen tehtävä voisi olla vaikkapa osallistuminen kansalaisopiston arkkukurssille tai tietyn sinulle suositellun elokuvan katsominen. Niillä ei ole kiirettä (toivon mukaan arkullesi ei ole akuuttia tarvetta ) ja ne eivät ole tärkeitä.
Lähteet: https://www.etasku.fi/blogi/ajanhallinta-menetelmat/
https://duunitori.fi/tyoelama/ajanhallinta-tyokalut
Getting Things Done –ajanhallintamenetelmä eli GTD
GTD-menetelmä on David Allenin kehittelemä ajanhallintamenetelmä. Se pohjautuu vuodelta 1956 peräisin olevaan George A. Millerin kirjaan The Magical Number Seven, Plus or Minus Two. Pointtina on se, että mielemme (työmuistimme) kykenee kerrallaan hallitsemaan seitsemää asiaa yhtä aikaa.
Mikäli luku on suurempi, mielemme ei pysty enää käsittelemään kaikkea dataa yhtä aikaa. David Allenin mukaan mieli on ideoiden saamista varten, ei säilyttämistä varten. Mieltä ei tulisi käyttää varastotilana. Sen vuoksi menetelmässä käydään läpi seuraavat vaiheet:
1. Kerää
Kirjoita paperille kaikki tekemistä vaativat asiat. Eli kotivanhemmalla esimerkiksi: tilaa uusi keväthaalari kuopukselle, vaihda kevätrenkaat, siivoa ulkovarasto, budjetoi tuleva kuukausi, leikkaa esikoisen otsatukka, hae eskaripaikkaa ja suunnittele anopin syntymäpäiviä.
2. Käsittele
Analysoi tarkemmin listalla olevia asioita. Mitä haluat tehtävällä saavuttaa (uusi haalari kuopukselle)? Suunnittele, miten saat vietyä asiaa eteenpäin (käy kirpparilla ostamassa, max 10 euroa). Jos tehtävä vaatii maksimissaan kaksi minuuttia, tee se heti. Muutoin päätä hoidatko asian itse ja milloin (viikonloppuna kun puoliso on lasten kanssa) vai delegoitko tehtävän eteenpäin.
3. Järjestä
Jotta et turhaan kuormittaisi mieltäsi eli työmuistiasi, pitää tehtävät asiat saada talteen jonnekin muualle. Pidä siis muistikirjaa tai merkkaa asiat kalenteriin. Omasta kokemuksestani: yksittäiset paperilappuset tuppaavat häviämään ja unohtumaan jonnekin. Puhelimen muistio tai sovellus kuten Evernote ovat hyvä idea. Kiireiselle kotivanhemmalle riittää jääkaapin ovessa oleva A4-arkki tai ruutuvihko kahvinkeittimen nurkalla. Järjestä asiat kategorioittain tärkeysjärjestykseen, esimerkiksi: Lasten asiat (kategoria) ja tehtävä: osta keväthaalari kuopukselle kirpparilta max 10 euroa, tärkeyssija kolme (asteikolla 1-5, 5 on vähemmän tärkein).
4. Katsasta
Tsekkaa oma systeemisi eli kalenteri, muistio tai to do-lista säännöllisesti, vaikkapa kerran viikossa. Päivitä samalla tarvittaessa tilanne tai poista suoritettu tehtävä. Esimerkiksi: käyty kirpparilla ostamassa haalari. Check! Vinkki: lapsiperheessä on paljon viikosta toiseen toistuvia asioita. Aina kun saat tällaisen tehtävän suoritettua, voit motivoida itseäsi maksamalla säästötilillesi pienen summan esimerkiksi lomakassaan tai omaan hyvinvointiisi.
5. Tee
Tässä vaiheessa alat tekemään asioita. Olet analysoinut tehtäviä, suunnitellut action stepit ja merkannut ne muistiin, aikatauluttanut ne ja seurannut niiden edistymistä. Olet ollut suunnitelmallinen ja järjestelmällinen. Tässä vaiheessa voit luottaa prosessiin, kunhan vain aloitat tekemään vaadittavaa asiaa. Varoituksen sana: älä syyllisty multitaskaamiseen!
GTD-menetelmä sopii parhaiten suurten kokonaisuuksien hallintaan. Se on suunniteltu erityisesti itsensä johtamiseen. Omasta mielestäni menetelmä sopii parhaiten vanhemmalle, joka lastenhoidon lomassa toimii vaikkapa kevytyrittäjänä. Deadlinet, työtehtävät ja esimerkiksi kuittien arkistointi sujuu GTD-menetelmän ansioista systemaattisemmin ja vähemmällä stressillä.
Toki GTD-menetelmä toimii hyvänä järjestelmänä esimerkiksi laskujen, veroilmoitusten, vakuutusasioiden ja muiden aikuisten tylsien velvollisuuksien kanssa. Koska pikkulapsiperheessä pää on tunnetusti yhtä hattaraa. GTD-malli auttaa tekemään tehtävistä asioista sopivan kokoisia suupaloja, jottet tunne oloasi jyrätyksi velvollisuuksien edessä.
Muista vielä! Ajoita tärkeimmät tehtävät aikoihin, jolloin lapset nukkuvat/puoliso huolehtii heistä/lapset katsovat Pikku Kakkosta/ovat hoidossa tai pihalla leikkimässä. Absoluuttista työrauhaa vaativat tehtävät on paras tehdä aikaisin aamusta ennen muiden heräämistä tai myöhään illalla lasten mentyä unille.
Lähde: https://www.etasku.fi/blogi/ajanhallinta-menetelmat/
https://lifehacker.com/productivity-101-a-primer-to-the-getting-things-done-1551880955
Pomodoro-ajanhallintatekniikka (pomodoro=tomaatti)
Pomodoro-tekniikassa tehdään yksi työntekojakso eli “tomaatti” kerrallaan ja pidetään valmiiksi sovittuja taukoja tasaisin väliajoin.
Pomodoro-tekniikka auttaa välttämään ulkoisia ärsykkeitä ja keskittymään tehtävään. On suuri ero, tekeeko kolmea eri asiaa puolihuolimattomasti vai yhtä asiaa täydellisen keskittyneenä.
Valitse ensin tehtävä. Sitten tee tee työtä 25 minuutin jaksoissa. Niiden välissä pidät 5 minuutin taukoja. Tavoitteena on tehdä neljä 30 minuutin jaksoa. Sitten voit pitää 15-30 minuutin tauon.
Tavoite voi pikkulapsiperheessä jäädä toiveeksi. Silloin voit keskittyä tekemään 25 minuuttia töitä ja 5 minuuttia lepoa.
Pomodoroa käytettäessä on hyvä mahdollisuuksien mukaan sulkea pois kaikki häiriötekijät. Puhelin ja sähköposti kannattaa sulkea kokonaan työnteon ajaksi. Lapsiin ei ole vielä keksitty virtanappulaa, joten taustamelua tulee melko varmasti olemaan. Jos kyse on työasioista tai tärkeistä aikuisten jutuista, voitko kuitenkin mennä toiseen huoneeseen ja laittaa vaikkapa vastamelukuulokkeet korville? Lapset voisivat pelata/katsoa televisiota/piirtää/leikkiä keskenään.
Todennäköisesti tarkistat lasten tekemisiä muutaman kerran työjakson aikana. Tärkeintä on kuitenkin, että OTAT omaa aikaa asioiden hoitoon. Jos lapset ovat turvallisessa paikassa, kenelläkään ei ole kakkaa housussa ja mahakin on täynnä, pienestä melusta huolimatta heillä ei suurella todennäköisyydellä ole mitään hätää.
Taukojen aikana voit vaikkapa keittää kupin kahvia tai meditoida hetken (tai sitten siivoat sotkuja ja pidät kuria, mutta ainakin saat jaloitella hetken!)
Mikäli sovellat pomodoroa enemmänkin lasten päivärytmin hallintaan etkä omiin projekteihin, voit tehdä vaikkapa näin:
- 25 min majaleikkiä yhdessä
- 5 min äiti lepäilee sohvalla
- 25 min ruoanlaittoa yhdessä
- 5 min pottahetki
- 25 min ulkoilua
- 5 min äiti lukee lehteä
- 25min telkkaria
- 5 min hampaiden pesu
https://www.koulutus.fi/artikkelit/pomodoro-tekniikka-on-toimiva-ajanhallintamenetelma-17172
Lapsiperheen ajanhallinta – vinkkejä
Omaan kokemukseeni perustuvia vinkkejä:
- Kaikkea ei voi saada. Mieti perheenne arvoja ja sitä, mikä oikeasti on oleellista tai välttämätöntä. Ehkä suoritat turhaan asioita vain siksi,että kaikki muutkin tekevät/se vain on niin/mitä vieraatkin ajattelee. Älä yritäkään saada kaikkea haluamaasi pikkulapsiperheen ruuhkavuosien aikaan. Ehdit kyllä myöhemminkin.
- Jakakaa perheen velvollisuudet kaikkien kykenevien kesken. Voitte tehdä vaikka perheen viikkokalenterin, jossa on merkattuna tärkeät asiat. Kalenterin ohessa voi olla perheen tehtävälista. Katso lisää perheen arjen helpottamisesta artikkelistani: Lapsiperheen parhaat vinkit – helpota näillä arkeasi!
- Huolehtikaa myös parisuhteesta! Tämä on luonnollisesti kummankin vastuulla.
- Hyödynnä lasten päivärytmiä ja tee keskittymistä vaativia asioita silloin, kun nukutaan/katsotaan Pikku Kakkosta/leikitään itsenäisesti tms.
- Ja kääntäen: älä tee asioita väkisin ”väärään” aikaan: yrität keskittyä omatoimiseen opiskeluun silloin, kun molemmat lapset ovat virkeinä heränneet päiväunilta ja kaipaavat huomiotasi. Tai: teet kotitöitä silloin, kun viimein saat omaa aikaa.
- Älä multitaskaa, ellei ole aivan pakko. Multitaskaus on tieteellisestikin todistettu tehottomaksi ja multitaskaajien keskittymiskyky heikommaksi kuin yhteen asiaan keskittyvien.
- Ja sitten kuitenkin: jos voit yhdistää esimerkiksi lasten ulkoilun, kauppareissun ja roskapussin viemisen, mikäs sen parempaa. Jos leivot leipää, mikset samalla laittaisi uuniin hautumaan pataruokaa, josta riittää useammaksi päiväksi? Näin ennakoit ja helpotat seuraavia päiviä.
- Ennakoi ja valmistele. Itse harrastan mielikuvaharjoittelua. Jos on luvassa vaikka käynti neuvolassa kahden lapsen kanssa aamutuimasta, asettelen vaatteet kaikille kolmelle valmiiksi jo illalla. Samoin kahvinkeitin on ladattu valmiiksi ja puurohiutaleet kattilassa. Mietin aamunkulun ja aikataulun valmiiksi. Pohdin, kuinka kauan eri siirtymiin kuluu ja mitä jos auto pitää skrapata lumesta. Kun mielikuvaharjoittelen tilanteen mielessäni, on suurempi todennäköisyys, että ehdin ajoissa paikalle ja kaikki menee sujuvammin.
- Jos arki on täydellistä kaaosta, mieti mitä kaikkea voit ulkoistaa: Voisiko naapurin riuska teinipoika tehdä lumityönne pientä palkkaa vastaan ja ulkoiluttaa koiranne pidemmällä lenkillä vaikka pari kertaa viikossa? Koittakaa perheenä keksiä luovia ratkaisuja helpottaaksenne arkea.
- Ota lapset mukaan. Turhan usein oletetaan, että lapsia ei voisi ottaa mukaan arjen pikku askareisiin. Kyllä, lapset sotkevat ja kyllä, toiminta ei ole tehokasta tai johdonmukaista. Mutta tarviiko kaiken ollakaan? Lapset ovat lapsia vain kerran.
- Muistakaa hauskuus! Elämä ei saa olla pelkkää suorittamista. Jos et muista, milloin viimeksi nauroit, olet ehdottomasti hauskanpidon tarpeessa.
- Tee vaihteeksi TO DO-listan sijaan HAVE DONE-lista jo tekemistäsi asioista. Kun näkee paperilla suorittamansa asiat (joita kertyy päivän aikana paljon!) on mielikin paljon valoisampi.
- Pyydä apua. Jos tilanne on oikeasti hälyyttävä, älä epäröi pyytää apua. Vanhemmuus on raskasta hommaa ja kukaan ei voi olla kaikkea kaikille 24/7 loputtomiin.
Yhteenveto
Eisenhowerin matriisi, GTD-menetelmä ja Pomodoro ovat kaikki erilaisia ajanhallintamenetelmiä. Ne eivät ehkä kaikki sovi sinulle. Valitse silloin sopivin. Jos yksikään niistä ei sellaisenaan hyödytä sinua, olet vapaa poimimaan rusinat pullasta eli napsimaan parhaimmat toimintatavat jokaisesta menetelmästä. Ja niin todennäköisesti teetkin, sillä oletan sinun olevan liian kiireinen toteuttamaan malleja orjallisesti.
Hienoista nimistä huolimattaa kaikissa ajanhallintamenetelmissä on kyse yksinkertaisista, pienistä asioista: tehtävien ylös kirjoittamisesta, niiden tärkeysjärjestykseen laittamisesta ja delegoinnista, toimintasuunnitelman tekemisestä ja toteuttamisesta sekä seurannasta.
Toivon vilpittömästi, että artikkelistani oli apua sinulle! Lopuksi muutama lukuvinkki. Lista sisältää kaksi mainoslinkkiä, mainoslinkit on merkitty *-merkillä. Mainoslinkkien klikkaaminen ei maksa sinulle mitään eikä velvoita sinua mihinkään.
Luettavaa:
Kolu, Eeva ( 2020). Korkeintaan vähän väsynyt. Gummerus.
Thurén, Julia, Mattila Raisa (2019). Lapsiperheen parisuhdekirja. Otava.
*/suosittelemme/lapsiperheen-parisuhdekirja
Huotilainen, Minna ja Moisala, Mona (2018). Keskittymiskyvyn elvytysopas.Tuuma-kustannus.
*/suosittelemme/Keskittymiskyvyn-elvytysopas
Lähteet:
https://www.nyyti.fi/opiskelijoille/opi-elamantaitoa/ajanhallinta/
https://cdn.mll.fi/prod/2017/07/28144935/Paivakirjat_ajanhallinta_MLL.pdf
https://duunitori.fi/tyoelama/ajanhallinta-tyokalut
https://lifehacker.com/productivity-101-a-primer-to-the-getting-things-done-1551880955
https://www.koulutus.fi/artikkelit/pomodoro-tekniikka-on-toimiva-ajanhallintamenetelma-17172*